ChatGPTって本当に使えるの？ ～事務職編｜社内連絡・取引先メール・議事録作成・SNS文例…4つの仮想事例で解説～

「便利そうだけど、うちのような会社でも本当に使えるの？」
「難しい設定が必要だったり、ITの知識がないと無理なんじゃ…」

そんな不安を感じていた方こそ、ぜひ知ってほしいのが、今回ご紹介する地方・中小企業の事務職でも無理なくできるChatGPT活用です。

難しい設定や特別な知識は不要。
「こんな感じで作りたい」というラフな入力で、ChatGPTが自然な文章に整えてくれる。
そんな小さな一歩が、日々の業務の時短や効率化につながります。

まずは「ひとつの業務だけ」からでOK。
あなたの職場にも「ここなら試せるかも」というシーンがきっとあります。

ぜひ、今日から気軽に試してみてください！

使いどころ①｜社内連絡やお知らせ文のたたき台作成（建設会社の事務職）

よくある悩み

• 社内行事のお知らせが毎回マンネリで、同じ内容ばかりになってしまう
• 社外向けの案内文が堅すぎて、読む人に伝わりにくい
• 急なお知らせや変更連絡が必要になった時、文章を考える時間がない

ChatGPT活用イメージ（仮想事例）

地域の建設会社で事務を担当する40代女性スタッフ。
年に数回ある「安全大会（作業現場の安全確保や事故防止についての勉強会）」のお知らせを作るたび、 「毎回、同じような表現になっちゃうな…」「もっと参加したくなるような雰囲気を伝えたいな…」と悩む。 ChatGPTに「社内向けのお知らせを作りたい」「参加しやすい雰囲気を出して、出席率を上げたい」という意図を伝え、たたき台の文章を作成してもらう。

ChatGPTへの依頼例

以下の内容で、社内向けのお知らせ文を作ってください。
・安全大会を開催するお知らせ（作業現場の安全確保や事故防止の勉強会）
・日時と場所を明記
・参加をお願いする内容
・参加しやすい雰囲気を出し、出席率を上げたい

活用メリット

• 社内向け文章の作成時間を大幅に短縮できる
• トーンや雰囲気が整うことで、伝わりやすくなる
• 「毎回悩む言い回し」がテンプレート化できる

ChatGPTの出力例

【お知らせ】 安全大会開催のご案内

いつもお仕事ありがとうございます。
さて、下記の通り安全大会を開催いたしますので、ご参加をお願いします。

日時：8月1日（木）14:00～16:00 場所：本社2階会議室

現場での安全確保は、毎日の積み重ねがとても大切です。
今回の大会では、事故を防ぐためのポイントや、現場での声を共有する時間も設けていますので、ぜひお気軽にご参加ください。
ご都合がつかない場合は、事前にお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。

使いどころ②｜取引先への業務連絡メールを整える（印刷会社の事務職）

よくある悩み

• 取引先へのメールが長くなりすぎてしまう
• 短くまとめるとぶっきらぼうに感じられそうで不安
• 「この言い回しでいいのかな？」と毎回考え込み、時間がかかる

ChatGPT活用イメージ（仮想事例）

地域の印刷会社で事務を担当する30代男性スタッフ。
地方紙や市の広報誌の印刷案件で、取引先（広報担当者）に「原稿の最終確認（校了）」や「納品予定日の確認」を依頼するメールを作成することが多い。
「もっと簡潔に、でも柔らかいトーンで、相手に負担をかけない雰囲気で伝えたい」と思い、ChatGPTに相談。

ChatGPTへの依頼例

以下の内容で、取引先（地方紙・広報担当者）への業務連絡メールを作ってください。
・広報誌の印刷案件の納期確認
・原稿の最終確認（校了）のお願い
・柔らかいトーンで、相手に負担をかけない雰囲気にしたい

ChatGPTの出力例

件名：納期確認および校了のお願い（広報誌〇月号）

〇〇市役所　広報課 〇〇様

いつも大変お世話になっております。 株式会社△△の〇〇です。

現在、広報誌〇月号の印刷準備を進めております。
つきましては、お忙しいところ恐縮ですが、原稿の最終確認（校了）のご連絡をいただけますと幸いです。

また、納品予定日を〇月〇日とお伺いしておりますが、進行上の変更や追加のご要望がありましたら、お知らせいただけますと助かります。

お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 〇〇（担当者名）

活用メリット

• メール文面を自然な日本語で整えてくれる
• 相手に失礼なく、丁寧な印象が伝わる
• ゼロから文面を考える手間が減り、作業効率がアップ

使いどころ③｜議事録・メモの要点整理を助けてもらう（商工会事務局の事務職）

よくある悩み

• 会議後の議事録を作るのに時間がかかり、何を書けばいいのか迷う
• 伝えたい内容が多すぎて、要点を絞るのが難しい
• 誰が何を言ったのかを思い出しながら書くのが大変

ChatGPT活用イメージ（仮想事例）

地方の商工会で事務を担当する50代女性スタッフ。
定例会議での地域イベントの企画について、議事録作成を担当。
「どこを要点としてまとめればいいか迷う」「意見が多く、時間がかかる」と感じ、ChatGPTに相談。

ChatGPTへの依頼例

以下の会議メモをもとに、参加者向けの議事録を作成してください。
・開催日時：8月1日（木）10:00～11:00
・会議テーマ：地域イベント『秋のふれあいフェスタ』の開催について
・Aさん：過去のイベント参加者データ（家族連れ6割、高齢者2割）
・Bさん：会場レイアウト案（ステージ中央、屋台ゾーン分散）
・Cさん：予算案（昨年比＋10万円、広告費・警備費用増加）
・Dさん：ボランティア募集方法と役割分担の提案
・課題：雨天時の対応、駐車場確保、SNS告知強化

ChatGPTの出力例

【議事録】〇〇商工会 定例会議（8月1日開催）

日時：8月1日（木）10:00～11:00
場所：〇〇商工会 会議室
参加者：Aさん、Bさん、Cさん、Dさん、事務局〇〇

議事内容

1. 地域イベント『秋のふれあいフェスタ』の開催について

• 開催日：10月15日（日）、場所：市民会館前広場
• Aさんより、参加者データとして「家族連れ6割」「高齢者2割」が共有された。
• Bさんより、ステージ中央配置・屋台ゾーン分散のレイアウト案が提案された。
• Cさんより、予算は昨年比＋10万円で試算し、広告費・警備費用増加分を考慮する必要性が説明された。
• Dさんより、ボランティア募集は市内大学・地元企業への協力依頼、役割分担表の作成案が出された。
• 課題として、雨天時の対応方法、駐車場確保、SNS告知強化が挙げられた。

活用メリット

• 長い会議内容を要点で整理しやすくなる
• 話し言葉のままでも自然な文章に変換できる
• 会議後の共有スピードが上がり、周囲との連携もスムーズに

番外編｜SNS投稿文のたたき台作成（フリーランス講師）

よくある悩み

• SNS投稿の文章が思いつかず、更新が後回しになりがち
• 何を書けばいいか迷ってしまい、いつも同じような投稿になってしまう
• 硬い文章になりすぎて、親しみやすさが出せない

ChatGPT活用イメージ（仮想事例）

地方でパソコンスキル講座を開講している40代女性のフリーランス講師。
初心者向けの講座を定期的に開催しており、SNS（Instagram・X）で「講座の告知」「学習のコツ」「受講者の声」などを発信している。
しかし、文章を考えるのに時間がかかり、
「短く、わかりやすく、親しみやすい投稿が作りたい」と思い、ChatGPTに相談。

ChatGPTへの依頼例

以下の内容で、InstagramとX用の告知文を3案作ってください。
・パソコン初心者向けのWord・Excel講座を開催
・講座の日時：7月10日（水）10:00〜12:00
・場所：市民センター 研修室B
・定員：10名
・“初心者でも大丈夫”という安心感を伝えたい
・申し込みはDMまたは公式LINEから

ChatGPTの出力例

【投稿文例】
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活用メリット

• 伝えたい内容を整理し、自然な発信文が作れる
• 投稿トーン（やさしく・元気に等）の調整も可能
• 投稿案を複数出力して比較・修正しやすい

事務職の「言葉を整える」業務は、ChatGPTが強力なサポーターに！

日々の業務でよくある「ちょっとした文章を整える」「伝わりやすくする」といった作業。
事務職の方にとっては当たり前のようでいて、意外と時間と神経を使う業務です。

今回ご紹介したような使い方なら、ChatGPTは“たたき台作成”の相棒として非常に頼もしい存在になります。

• 文章をゼロから書くのではなく、整える・まとめるのが得意
• ITの専門知識は不要で、口語のようなラフな入力でもOK
• 一人事務でも、ちょっとした相談相手がいるような安心感

「ChatGPTって、なんとなく難しそう」「うちのような現場じゃ使えないよね」と思っていた方にこそ、ぜひ一度試してみてほしい。

“ひとつの業務だけ”から、ChatGPTの便利さを体感してみませんか？

ChatGPT、気になるけどまだ不安？

「うちの業務でも本当に使えるのかな？」
「まず何から試せばいい？」

そんな方には、過去の記事もおすすめです。

👉 [前回記事（サービス業編）はこちら]
👉 [前々回記事（小売業編）はこちら]
👉 [前々前回記事（製造業編）はこちら]

ChatGPTの導入は、大企業やIT企業だけのものではありません。
マニュアルが整っていない現場や、日々の判断に言葉が関わる業務にこそフィットします。

「これってChatGPTでできるかな？」というちょっとした疑問でも大歓迎です。

✅ まずは“聞いてみたい”だけでもOK
✅ お問い合わせフォームまたは、下記メールよりお気軽にどうぞ

📩 guide-2024@outlook.com

小さな一歩から、仕事のやり方が変わるかもしれません。
あなたの業務にも、ChatGPTの“使いどころ”がきっと見つかります。