たった5分で業務が変わる！ChatGPTを使った仕事の効率化

2025年3月14日 2025年3月14日

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1 1. 仕事が忙しすぎるあなたへ
2 すぐに試せる！ChatGPTの業務効率化テクニック5選
3 ChatGPTで生産性が向上する可能性
4 まとめ＆行動喚起

1. 仕事が忙しすぎるあなたへ

「毎日やることが多すぎて時間が足りない。」「もっと効率的に仕事を進めたいけれど、何から手をつければいいかわからない。」そう感じることはありませんか？

経営者や管理職、個人事業主や社員など、立場を問わず、多くの人が業務の忙しさに追われています。
「やらなければならない仕事」が山積みで、気づけば1日が終わってしまう。
本当に重要な業務やクリエイティブな仕事に割く時間が足りないと感じることもあるでしょう。

「何か効率化できる方法はないか？」と考えても、多くのツールは導入や設定が面倒で、使いこなすまでに時間がかかるものがほとんどです。
結果として、なかなか新しい仕組みを取り入れることができず、結局今まで通りのやり方に戻ってしまうことも。

しかし、そんな方にこそ、「ChatGPT」がおすすめです。

ChatGPTは、特別なスキルや複雑な設定を必要とせず、シンプルな会話形式で業務をサポートできるAIです。
たった5分の活用でも、業務がスムーズに進む手助けをしてくれる可能性があります。

本記事では、誰でも簡単に試せるChatGPTの業務効率化テクニック5選をご紹介します。
「まずは1つ試してみませんか？」という気持ちで、気軽に取り入れてみてください。

すぐに試せる！ChatGPTの業務効率化テクニック5選

1️⃣ メール返信の文章作成

「メールの返信に時間がかかる…」「毎回同じような内容を書いている…」そんな方におすすめです。

💡 ChatGPTの使い方

返信したいメールの内容をChatGPTに入力
「このメールに対して、簡潔な返信文を作成してください」と指示
生成された文章を、必要に応じて微調整して送信！

✅ ポイント：

よく使う定型文を登録すれば、さらに時短！
フォーマル／カジュアルなどトーンを調整可能
ChatGPTには自動送信機能がないため、送信は手動で行う必要がある

2️⃣ 会議議事録の要約

会議が終わった後、議事録を作成するのが面倒…という方は、ChatGPTに要約を依頼してみましょう。

💡 ChatGPTの使い方

会議のメモをテキストにして入力
「この内容を簡潔な議事録にまとめてください」と指示
重要なポイントだけがまとまった議事録が完成！

✅ ポイント：

必要な部分だけを抜粋できる
社員への共有がスムーズに
音声データは直接処理できないため、文字起こしツール（CLOVA Note、Nottaなど）の活用が必要

3️⃣ タスク管理のリマインダー文作成

「やるべきことが多すぎて整理できない…」という状況を改善するため、ChatGPTを活用してタスクリストを自動作成することができます。

💡 ChatGPTの活用方法

「明日やるべきタスクをリスト化してください」と指示
出てきたリストを確認し、リマインダーとして活用
ChatGPTの「Tasks」機能を使えば、特定のタスクを記憶し、リマインダーのように扱うことも可能（※記事作成時点では、ベータ版で有料プランのみ対象）

✅ ポイント：

優先順位をつけたリストも作成可能
忘れがちなタスクを事前に整理

4️⃣ アイデア出しのサポート

「新しい企画を考えたいけど、アイデアが出てこない…」そんなときはChatGPTがサポートします！

💡 ChatGPTの使い方

「新しい商品アイデアを5つ考えてください」などと指示
出てきた案をヒントに、自分でさらに発展させる
必要なら「もっとユニークなものにして」など調整も可能！

✅ ポイント：

一人で考えるよりも、発想が広がる
短時間で複数のアイデアが得られる
完全にオリジナルな発想ではなく、過去のデータに基づいた提案である点に注意

5️⃣ 書類作成の時間短縮

企画書や報告書を一から書くのは大変ですが、ChatGPTがサポートできます。

💡 ChatGPTの使い方

「簡単な企画書のフォーマットを作成してください」と指示
出てきたフォーマットに内容を当てはめるだけで完成！

✅ ポイント：

文書の骨組みを作るのが得意
作成時間を大幅に短縮できる
レイアウトやデザイン調整は、手動で行う必要がある

ChatGPTで生産性が向上する可能性

ChatGPTを活用すると、次のような変化が期待できます。

・メール業務の時間短縮
例えば、毎朝のメールチェックに1時間以上かかっていた方が、ChatGPTを使って返信の下書きを自動生成することで、30分以内に短縮できるケースがあります。
「このメールに対して、簡潔で礼儀正しい返信を作ってください」と依頼するだけで、適切な文面が生成され、あとは微調整するだけで済むため、大幅な時短につながります。

・会議後の負担軽減
長時間の会議の後、議事録作成に1時間以上費やしていませんか？ChatGPTに会議の要点を入力し、「この内容を簡潔にまとめてください」と指示すれば、分かりやすい議事録がすぐに作成できます。
特に、話の要点がつかみにくい会議でも、ChatGPTを活用することで、重要な部分を抜き出し、整理された形でまとめられます。

・タスク管理の改善
「やるべきことが多すぎて整理できない…」という状況を改善するため、ChatGPTを活用してタスクリストを自動作成することができます。
例えば、「今日やるべきことを優先順位をつけてリスト化して」と依頼すると、重要度や期限を考慮したリストを作成できます。さらに、リマインダー用のメッセージも生成できるため、タスク管理がスムーズになります。

・企画・プレゼン資料の効率化
「企画書の作成に何時間もかかってしまう…」という悩みを抱えている方には、ChatGPTが強い味方になります。
たとえば、「新商品企画の概要を考えているのですが、フォーマットに沿った企画書のひな形を作成してください」と依頼すれば、企画の基本構成がすぐに出力されます。
これをベースに肉付けしていくだけで、短時間で完成度の高い資料が作成可能です。

これらの活用法は、ChatGPTを業務に取り入れる際の一例にすぎません。
実際の業務に合わせた使い方を工夫することで、さらなる効率化が期待できます。