デジタル化で仕事を効率化！中小企業がまず取り組むべき3つのステップ
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はじめに
「もっと仕事を効率化したい！」
このように感じたことはありませんか？
「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉を聞くと、難しそうに思えるかもしれません。
簡単言うと、「仕事を今よりも効率よくするためのデジタル化」のことを指します。
例えば…
- 紙の書類を探す手間を削減（ファイルをクラウド管理）
- 顧客とのやり取りをスムーズに（メールからチャットツールへ移行）
- 経理業務を自動化（会計ソフトを活用して請求書を作成）
このような 小さな工夫を取り入れるだけで「デジタル化」につながります。
この記事では、「まず何から始めればよいのか？」 を 簡単な3つのステップ で解説します。
まず初めに、クラウドとは？
まず本題に行く前に、
「クラウド」という言葉を耳にしたことはありますか？
クラウドとは、インターネットを利用してデータやソフトウェアを保存・管理できるサービスのことです。
従来はパソコンや社内サーバーにデータを保存していましたが、クラウドを活用すれば、スマホ・パソコン 1つで、事務所内外関係なくどこからでもアクセスが可能で、バックアップも自動的に取れるため、安全にデータを管理できます。
クラウドのメリット
✅ どこからでもデータにアクセス可能 → 出先や自宅からでも作業ができる
✅ パソコンの故障時もデータが消えない → 自動バックアップで安心
✅ 複数の人が同じファイルをリアルタイムで編集可能 → チーム作業が効率化
クラウドのデメリット
何事もメリットだけではありません。
当然デメリットもあります。
⛔ インターネット環境が必須 → ネット接続が不安定だと利用しづらい
⛔ セキュリティ対策が必要 → データのアクセス権限や管理ルールの設定が必要
⛔ 月額費用が発生することも → 無料プランには制限があるため、用途に適したプラン選定が重要
※クラウドを活用することで柔軟な働き方が可能になりますが、適切な管理が求められます。
1. デジタル化による業務の効率化
「デジタル化（DX）」というと、「大掛かりなシステム導入が必要？」と考えるかもしれません。
しかし、そんなことはありません。現状の業務の無駄を削減し、効率を向上させることがデジタル化の第一歩 です。
デジタル化のメリット
✅ 業務効率向上：電話やメールのやり取りを減らし、迅速な連携が可能
✅ コスト削減：紙や印刷コストの削減が可能
✅ ミスの軽減：データの自動保存でヒューマンエラーを防止
✅ 働きやすい環境の実現：情報共有がスムーズになり、業務負担が軽減
デジタル化のデメリット
⛔ 導入時の学習コストが発生 → 新しいツールに慣れるまで時間がかかる場合がある
⛔ 全てを一度に変えると混乱が生じる可能性 → 必要な部分から段階的に導入するのがポイント
⛔ ツール選定が重要 → 目的に合わないツールを導入すると、かえって業務が煩雑化する可能性がある
※「デジタル化 ＝ 難しいシステム導入」ではありません。
まずは手軽にできることから始めることが大切です。
2. まず取り組むべき3つのステップ
① 現在の業務の中で「非効率な部分」を洗い出す
「デジタル化を進めたい」と思っても、何を改善すればよいのか分からなければ進められません。
まずは、日常業務の中で「もっと効率よくできないか？」と感じる点をリストアップしましょう。
よくある課題
- 毎回同じメールを作成するのが手間（→ChatGPTで定型文を作成）
- 請求書の作成に時間がかかる（→会計ソフトを活用）
- 書類が多すぎて管理が煩雑（→Googleドライブ等のクラウドで管理）
「これをデジタル化すれば解決できるかも？」と考えることが重要です。
② チーム内でデジタルツールを活用し、業務の流れを整える
デジタル化を進める際には、ツールの導入だけでなく、チーム全体で使いこなすことが重要 です。
✅ ChatworkやSlack等のチャットツールを活用し、業務連絡をスムーズにする
✅ 会計ソフトをチームで共有し、経理業務を簡単にする
✅ GoogleドライブやDropbox等のクラウドを使い、書類管理を統一する
チーム全体で「どのツールをどう使うのか？」を決めておくと、業務の流れがスムーズになります。
③ 小さな変化から始め、段階的に導入する
いきなり全てをデジタル化すると混乱を招くため、まずは簡単な部分から導入するのがポイントです。
✅ まずは社内の連絡ツールをチャットツールに切り替える
✅ 経理作業の一部をクラウド会計ソフトに移行する
✅ 紙の書類の一部をデジタル（クラウド）管理に変更する
こうした「小さなステップ」から始めることで、スムーズにデジタル化が進みます。
4. まとめ：「まずは1つから取り組もう！」
デジタル化（DX）は 一度に全てを変える必要はありません。
むしろ「まず1つだけ試す」ことが成功の鍵 す。
✅ 業務の中で「非効率だな」と感じる部分を1つ洗い出す
✅ 1つだけデジタルツールを試す（Chatwork・Googleドライブ など）
✅ 「どんなツールが最適か？」と悩んだら、専門家に相談する
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